Asystent AI dla administratorów wspólnot
Asystent administratora dostępny 24/7
Asystent przejmuje tę część pracy administratora, która zjada cały dzień, choć nie wymaga żadnej decyzji: odbiera telefony, czyta pocztę, szuka zapisów w umowach i zbiera oferty. Administrator dostaje spisane sprawy i gotowe projekty odpowiedzi, więc zajmuje się tym, co naprawdę wymaga człowieka. Asystent działa o każdej porze, zna dokumenty każdej wspólnoty i pamięta o terminach, zanim ktokolwiek o nie zapyta.
Nowy poziom zarządzania
Odbiera telefony, kiedy Wy nie możecie
Asystent odbiera po godzinach, w czasie spotkań i w szczycie sezonu grzewczego, kiedy telefon dzwoni bez przerwy. Spisuje każdą sprawę i przekazuje ją dalej, więc żadne zgłoszenie nie ginie w nieodebranych połączeniach. Kiedy dzwoniący chce rozmawiać z człowiekiem, asystent nie zbywa go, tylko przekazuje sprawę administratorowi razem z opisem, żeby nikt nie musiał opowiadać wszystkiego od nowa.
Czyta pocztę, zanim Wy ją otworzycie
Każdy mail jest przeczytany w chwili, gdy dotrze do skrzynki. Czekają na Was gotowe projekty odpowiedzi oraz maile do podwykonawców z pytaniem o termin czy wycenę. Zostaje przeczytać, poprawić i wysłać, a poranek zaczyna się od decyzji zamiast od przekopywania skrzynki.
Pamięta dokumenty, umowy i terminy
Umowy, faktury, uchwały i protokoły są na wyciągnięcie pytania. Pytacie, jaki okres wypowiedzenia ma umowa na sprzątanie, i dostajecie odpowiedź z konkretnym zapisem, bez pół godziny w segregatorze. Asystent pilnuje też przeglądów, końców umów i sprawozdań, przypominając o nich z wyprzedzeniem pozwalającym umówić wykonawcę.
Przygotowuje oferty, analizy i ogłoszenia
Sam rozsyła zapytania do wykonawców, zbiera odpowiedzi i zestawia oferty obok siebie, a przed zebraniem przygotowuje podsumowanie kosztów i zgłoszeń z całego roku. Plakat o przerwie w dostawie wody czy zaproszenie na zebranie powstaje w Waszej szacie graficznej, gotowe do druku. Mieszkańcy widzą firmę, która dba o szczegóły.
Rentowność każdej wspólnoty
Dwie wspólnoty płacą tę samą stawkę, a obsługa jednej zajmuje dwie godziny w miesiącu, drugiej dwadzieścia. Asystent liczy ten czas sam, z rozmów, maili i prowadzonych spraw, i zestawia go z przychodem z umowy. Widzisz, które wspólnoty obsługujecie ze stratą, zanim przyjdzie termin przedłużenia.
Trudne wspólnoty i obciążenie zespołu
System wychwytuje obiekty z dużą liczbą eskalacji, telefonów i sporów z zarządem. Możesz przydzielić je najbardziej doświadczonemu administratorowi albo wliczyć ten koszt w stawkę, zanim wypalą Ci zespół. Widzisz też, ile pracy ma każdy administrator, i rozkładasz obiekty tak, żeby wymagające wspólnoty nie czekały na przeciążonego człowieka.
Zastępstwo bez chaosu
Kiedy administrator idzie na urlop albo odchodzi z firmy, zastępca dostaje gotowy briefing: otwarte sprawy, ustalenia z zarządem, zaległe przeglądy. Nie trzeba organizować przekazania obowiązków ani dzwonić do kogoś na urlopie. Wiedza o wspólnocie zostaje w systemie, a nie w głowie jednej osoby.
Pytania i odpowiedzi
Odbiera telefony, czyta pocztę, szuka zapisów w umowach i zbiera oferty od wykonawców. Administrator dostaje spisane sprawy i gotowe projekty odpowiedzi.
Ma dostęp do umów, faktur, uchwał i protokołów każdej wspólnoty, więc na pytanie o okres wypowiedzenia umowy odpowiada konkretnym zapisem. Pilnuje też przeglądów i końców umów.
Zastępca dostaje gotowy briefing: otwarte sprawy, ustalenia z zarządem i zaległe przeglądy. Wiedza o wspólnocie zostaje w systemie.